Partager : Google+ Facebook Twitter del.icio.us

ASSISTANT DE DIRECTION DIRECTEUR GENERAL ADJOINT H/F

Type CDI à pourvoir dès que possible
Lieu Villeurbanne
Missions

L’assistant(e) de direction DGA travaille sous la responsabilité du Directeur général adjoint afin d’optimiser la gestion de son activité.

Il/elle s’assure de la bonne organisation du pôle administratif afin d’assurer la continuité de service de l’accueil du siège, de la gestion des mails et de la gestion courante des tâches de secrétariat de ce pôle, composé de 4 personnes.  

  Il/elle travaille en binôme avec l’assistante de direction du DG qu’il/elle est amené(e) à remplacer (et réciproquement).

A ce titre, il/elle coordonne avec l’assistante de direction du DG la circulation des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l’association.

-       Organisation et mise à jour de l’agenda du directeur général adjoint, gestion de ses déplacements en lien avec le pôle administratif ; gestion des notes de frais ;

-       Gestion des déplacements des directeurs adjoints ACRA, et DRS en lien avec le pôle administratif ; gestion des notes de frais 

-       Classement et archivage des dossiers suivis par la direction générale adjointe ; préparation des dossiers pour les réunions et déplacements du directeur général adjoint;

-       Filtrage des communications téléphoniques et des messages ;

-       Rédaction de projets de courriers ;

-       Participation à la mise à jour de la base de données des contacts gérée par la Communication ;

-       Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunions des fonctions support;

-       Suivi et préparation administrative et logistique, avec l’appui du pôle administratif, des réunions du comité de direction, des réunions du comité d’encadrement et des séminaires internes

-       Soutien et remplacement de la technicienne administrative pour certaines tâches notamment le suivi des conventions

-       Soutien de l’assistante du DG sur l’organisation et gestion des instances associatives (bureau, CA et AG)

Profil recherché

-       Bac + 2 en assistanat de direction ou diplôme de secrétariat avec expérience de 5 ans minimum en tant qu’assistante de direction ;

-       Parfaite maîtrise des outils informatiques (suite Office) ;

-       Très bonnes qualités rédactionnelles ; parfaite maîtrise de l’orthographe ;

-       Anglais oral et écrit exigé ;

-       Prise d’initiative, réactivité et proactivité, capacité à anticiper événements et échéances ;

-       Capacité à prioriser et à travailler dans l’urgence ;

 

-       Disponibilité (ponctuellement, réunions en soirée) ;

-       Discrétion et confidentialité ;

-       Qualités relationnelles ;

-       Permis de conduire souhaité

Rémunération Sur la base de la convention collective FEHAP51, 2066€ brut mensuel. Avantages : Reprise d'ancienneté, mutuelle, RTT , CE (Tickets restaurants, offres culturelles, etc.)
Rejoignez nous

Afin de garantir le traitement de votre candidature, veuillez préciser la référence ASDI-DGA 241 dans l'objet de votre e-mail.

rejoigneznous@forumrefugies.org